ギフトの教科書
もうすぐ2022年が終わります。いろいろなことがあった一年だからこそ、気持ちよく締めくくりたいものです。そのためには、年末のご挨拶は重要です。 年末の挨拶は、この一年お世話になった方々に感謝を伝える、とっておきのチャンスです。年末の挨拶をしておくだけで好感度が上がり、社会人としての信頼度も高まります。そこで今回は、年末の挨拶をする理由とタイミング、はがきやメールで挨拶をする場合のマナーなどをご紹介します。
年末の挨拶はなぜするの？
ビジネスにおいて年末の挨拶は、この1年の感謝を伝えるとともに「来年もよろしくお願いいたします」と伝えるためのものです。本来であれば、手土産を持って相手先を訪問し、直接挨拶すべきところですが、年末は多忙な時期であり、挨拶の時間を確保することが難しいのが現実です。迷惑にならないように、はがきやメールで年末の挨拶をしましょう。
Check：挨拶先の年内最終営業日を事前に確認！
他社の方に挨拶をする場合、先方が何日まで通常営業を行なっているかを事前に確認しておくことが大切です。自社の営業日に合わせて送っても、先方が早めに営業を終了している場合、年末の挨拶にもかかわらず、はがきやメールを年内に確認できないということも考えられます。先方のスケジュールを確認した上で送付しましょう。
Check：社内の方にも挨拶を！
年末の挨拶はお世話になった人にするものなので、社外の方だけではなく、社内の上司にも挨拶をしておくと好印象につながります。ただし、上司との関係や社内の風習によっては挨拶をしない方がいい場合もあるので、先輩などに事前に確認しておくとよいでしょう。
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社外への挨拶
はがきやメールで年末の挨拶をする場合
相手先の最終営業日の1週間前から3日前までが目安です。メールはすぐに届きますが、はがきの場合は郵送期間があるので早めに準備しておきましょう。はがきの投函がギリギリになってしまい、間に合わない可能性が高い場合は、年末の挨拶ではなく「年賀状」として送りましょう。まとめて出す場合は、年内最後の平日の1週間前に送るのが、ちょうどいいタイミングかもしれません。
対面で年末の挨拶をする場合
相手先の事情によって異なりますが、年末の挨拶は、12月中旬〜年内最終営業日までに行うのが一般的です。わざわざ挨拶のために時間をとってもらうのも失礼にあたるので、12月に入ってから年内最後の訪問を行うタイミングで挨拶をしましょう。その場合は、手土産を持参するようにしましょう。年明けでもおいしく食べられるような日持ちのするものや、仕事の合間に気軽に食べられる個包装のものがおすすめです。
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社内への挨拶
はがきやメールで年末の挨拶をする場合
部署や支社が違ったりして挨拶が難しい場合は、はがきやメールで年末の挨拶をしましょう。はがきの場合は最終営業日の3日前ごろ、メールであれば最終営業日の朝までに届くように送るのがおすすめです。
対面で年末の挨拶をする場合
上司などに社内で年末の挨拶をする場合は、最終営業日に挨拶するようにしましょう。休暇や用事などで最終営業日に会えない時は、最後に会える日に挨拶をしてください。もし上司が休暇などで社内にいない場合は、年賀状を送りましょう。
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どんな挨拶をすればいいの？
年末の挨拶には、以下のことを押さえてください。
時節の挨拶を書く
ビジネスでメールなどを送る場合、時節の挨拶は必須です。「師走の候〜」などと格式張ったことを書く必要はありませんが、「今年も残りわずかとなりました」というような時季を感じさせる挨拶で始めましょう。
できるだけ個人名で送る
宛先は1人にし、「○○様」と宛名を入れましょう。特にメールの場合は、「お取引様各位」などと書いて一斉送信するという方法もありますが、事務的な印象になってしまいます。感謝の気持ちをしっかり伝えるのであれば、個人名で送ることをおすすめします。
今年の感謝の気持ちを書く
1年間お世話になったことに対する感謝の気持ちを書きます。具体的なエピソードとともに書くと、相手により気持ちが伝わります。
年末年始の休業期間を書く
自社の年末年始の休業期間を案内する内容を含めます。
来年のお付き合いをお願いする言葉で結ぶ
挨拶の最後には「よいお年をお迎えください」と添え、来年のお付き合いをお願いする言葉で結びます。
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いかがでしたでしょうか。ビジネスにおいて時候の挨拶をする機会は数多くありますが、その中でも、大きな節目となるのが年末の挨拶です。事務的になりがちな挨拶ですが、1年間の感謝と新たなお付き合いを願う気持ちを込める重要な機会となります。礼を尽くした挨拶であればあるほど、関係先からの印象もよくなります。新しい年を最高の一年にするためにお、ぜひ年末の挨拶を。
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