ギフトの教科書
部署異動や勤務地の変更など、転勤が決まるとバタバタと慌ただしい日々が始まります。場合によっては自宅の引越しが必要になるため、引越し手続きや新居探しに加え、周囲の人々への挨拶などやるべきことがたくさんあります。もちろん、仕事の引き継ぎや社内外への挨拶など、仕事面でもやることが多く、気を抜くことができません。
忙しさに追われ、手続きや挨拶などに見落としがないよう、転勤が決まった時にやらなければならないことについてチェックしておきましょう。
告知許可が出るまでは周囲への報告を避ける
転勤や人事異動は、会社内部の機密事項です。そのため、転勤の内示が出たとしてもすぐに周囲へ知らせてはいけません。とくに、取引先にはいち早く挨拶をしたくなりますが、会社から告知許可が出るまでは普段通り接しておきましょう。水面下で引き継ぎ作業やお礼状などの作成を進め、告知許可が出たと同時に動けるようにしておくとスムーズです。許可が出たら、まずは電話で連絡をし、後任者と一緒に挨拶に伺いましょう。
取引先の不安を少しでも和らげるために、当日までに後任者とはしっかり打ち合わせをしておくことが大切です。取引先が遠方の場合やスケジュールが合わない場合は、電話もしくはメールでの挨拶で構いません。
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挨拶メールは1人ずつ送信する
今やメールはビジネスシーンにおいて欠かせない連絡ツールです。万一、取引先の会社へ直接訪問できない場合は、メールで挨拶文を送るという方法もあります。これまでお世話になったことへの感謝の気持ちや、後任者のことなどを書きましょう。
また、挨拶メールを送信する際は一斉送信にせず、取引先の相手に1人ずつ送ることも重要なポイントです。手軽なメールを使用するからこそ、宛名など細かい部分に手間をかけましょう。
引き継ぎは細かく丁寧に行う
自分の後任を請け負う人がスムーズに仕事ができるよう、引き継ぎはしっかりと行うことが大切です。仕事内容に関してはもちろんですが、取引先や担当者の特徴や人柄、付き合い方、食の好みなども伝えておくと親切です。口頭で伝えるだけではなく資料を作成し、後任者がいつでも見返せるようにしておくと良いでしょう。
引き継ぎの時点で仕事上の問題が生じている場合は、きちんと解決してから後任者に引き継ぎます。万が一、最終勤務日までに解決できない場合や今後問題になる可能性がある場合は、その旨を上司や後任者に伝えておきましょう。
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社内向け挨拶のスピーチ内容を考えておく
送別会で挨拶する時間を設けてもらった際には、スムーズに話ができるよう、スピーチする内容を事前に考えておくことも大切です。お世話になった上司への感謝をきちんと伝え、今後の抱負にも触れるとしっかりとした挨拶のスピーチにすることができます。長すぎず短すぎず、2～3分を目安に簡潔な挨拶文を用意しておきましょう。
お菓子の詰め合わせなどの御礼の品を配る場合は、職場の前例にあわせるようにしてください。個包装されたものや小分けになっているものが配りやすいです。
デスクやロッカーなどの整理整頓を
異動直前になってバタバタしないためにも、身の回りの整理整頓は余裕を持って行いましょう。デスク周りの資料整理や、ロッカー内に入っている私物の処理には意外と時間がかかります。業務に関する書類や資料は勝手に処分せず、上司や担当者の指示を仰ぎましょう。次に使用する人が気持ち良く使えるよう、荷物の整理だけでなく水拭きなど簡単な掃除をすることも忘れずに。
感謝を伝えるためにお菓子の用意も
お世話になった職場の方々に感謝の気持ちを伝えるために、お菓子の詰め合わせなども用意しておきましょう。職場で配るお菓子は、個包装になっているものや保存期間が長いものが喜ばれます。女性が多い職場には、話題になっているお菓子や華やかで可愛らしいお菓子が喜ばれます。また、年配の方が多い職場には、日持ちがするお煎餅やおかきなどがおすすめです。
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いかがでしたでしょうか。今回は、転勤が決まった際の注意点をご紹介しました。職場や業務内容によっては、転勤後も、今の部署との関係が続くこともありますが、部署異動や勤務地の変更はひとつの節目です。きちんとした挨拶を行ない、「立つ鳥跡を濁さず」の精神で新天地に旅立ちましょう。
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