ギフトの教科書
会社の顔として社外の方と関わる際に、特に意識しなければならないのが言葉使いですよね。会話はもちろん、メールなどの文書でも正しい敬語を使わなければなりません。しかし、敬語には丁寧語や尊敬語、謙譲語などさまざまな種類があり、しっかりと使い分けるのは意外と難しいものです。
そこで今回は、社会人がつい間違えてしまう敬語を、本来の意味や正しい用法とあわせてご紹介いたします。
「ご苦労様です」と目上の人に対して言うのはNG！
「ご苦労様」は本来、立場が上の人が目下の人に対して使う表現です。上司へのねぎらいの気持ちを込めてかけているはずの言葉が、実はとても失礼にあたります。
目上の方にねぎらいの言葉をかける際は、「ご苦労様です」ではなく「お疲れ様です」のほうが良いでしょう。また、「ご苦労様です」と似た「お世話様です」という表現も同様の理由で失礼にあたります。「お世話になっております」という言葉が正解です。
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他社とのやり取りでは身内に“さん付け”しない
上司宛の電話をとった際に、「○○部長はいらっしゃいません。」といった対応をしている方はいませんか？ 自分にとっては上司にあたる人も、社外の方から見ればあくまで取引先の組織の一員でしかありません。社外の方とのやり取りでは、たとえ上司でも苗字を呼び捨てにするのが正しい表現です。「部長の○○は席を外しております。」など、会話の相手や状況に合わせて呼び方を変えるようにしましょう。
もちろん、メールでのやり取りでもこのマナーは変わりません。文中で社内の者を指すときは、役職＋苗字で表現するようにしてください。また、メールの送信先の宛名は、会社名＋部署＋役職＋苗字＋様で表現するのが一般的です。ただし、宛名の最後に役職が来る場合は役職がすでに敬称としての役割を果たしているため、様を付けるのは不適切です。「○○社 ○○部 ○○部長様」といった表現は間違っているので注意しましょう。
「させていただく」の使い方に要注意！
ビジネス上のやり取りで頻繁に目にする「させていただく」という表現ですが、そもそも「させていただく」という言葉は、“相手の許可を得た上で、その恩恵を受けながら行動する”という意味を表します。そのため、相手からの許可の有無が関係ない場面での「させていただく」の使用はあまり適切ではありません。
相手から“許可”や“恩恵”を受けない場合には、「いたします」「しております」といった言葉を用いるようにしましょう。
「すみません」を乱用しないこと
社内・社外に関わらず、ビジネスシーンでは相手方にお詫びをする場面が少なくありません。その際、「すみません」という言葉ばかり使っている方はいませんか？
すみませんという言葉も確かに丁寧語ですが、重要な場面では「申し訳ございません」「お詫び申し上げます」といった言葉を用いるほうが適切です。また、何かをお願いする際に「すみません」と一声かけることがありますが、取引相手や目上の方にお願いする場合は「恐れ入ります」という言葉を用いるのが良いでしょう。
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一人前の社会人として正しい敬語を使うためには、丁寧語・尊敬語・謙譲語の違いをしっかりと把握し、その場に合った言葉を引き出す力が必要です。普段からなんとなく敬語を使っていると、いざという時に間違った表現をして恥をかいてしまう可能性もあります。
会社の顔として社外の方と円滑なコミュニケーションをとるためにも、改めて敬語の使い方を見直してみましょう。
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